KIT 5S VOITTO · CASE 5S-2026-010 — FINANCEIRO · GRUPO ALTAVIA (ILUSTRATIVO)
PLANO MESTRE 5S — GUIA DA IMPLANTAÇÃO
Sala do financeiro, arquivo físico e pastas de rede — escritório central do Grupo Altavia · Mar–Jun/2026
Como usar o Plano Mestre
Na etapa Planejamento, preencha os blocos 1 a 5: área, diagnóstico de entrada, regras, meta e cronograma.
Na etapa Implementação, atualize o bloco 6 senso a senso, com evidência de antes e depois.
Na etapa Análise, feche o bloco 7: audite com a mesma régua da entrada e apure os ganhos.
Na etapa Consolidação, feche o bloco 8: padrões, calendário de auditoria, dono do 5S e expansão.
Revise o documento em toda auditoria — plano parado é o primeiro sinal de que a disciplina caiu.
Área piloto
Sala do financeiro + arquivo físico e pastas de rede
Líder
Coordenadora do financeiro
Equipe
2 analistas + 1 assistente adm. (apoio: jurídico)
Patrocinador
Gerente administrativo-financeiro
Período
Mar–Jun/2026
Data de atualização
10/08/2026
Etapa 1 — Planejamento (a preparação)
1
Área & por que agora
o que a desorganização custa hoje — com fatos
Sala do financeiro do escritório central: 104 caixas de arquivo sem critério e pastas de rede com até 5 cópias do mesmo contrato.
Localizar um documento levava 9 min em média (teste com 30 solicitações); o fechamento mensal atrasava ~1 dia na caça a comprovantes.
Auditoria externa esperou 2 dias por um contrato; caixas no chão bloqueavam a circulação da sala de arquivo.
2
Diagnóstico inicial
auditoria de entrada: pontuação por senso + principais achados
Senso
Entrada (%)
Principais achados
1S Seiri · Utilização
40%
caixas de obras encerradas há mais de 8 anos; itens sem consulta há mais de 2 anos ocupando estante
2S Seiton · Organização
35%
nada tem endereço; rede com pastas pessoais misturadas às oficiais e até 5 cópias do mesmo contrato
3S Seiso · Limpeza
45%
poeira atrás das estantes; infiltração na janela danificando papel; caixas mofadas no piso
4S Seiketsu · Padronização
50%
sem etiqueta padrão nem nomenclatura de arquivo; cada analista salva do seu jeito
5S Shitsuke · Disciplina
40%
nenhuma auditoria feita antes; arrumações pontuais que não se sustentavam
Pontuação geral de entrada: 42% (média dos 5 sensos, régua de 25 itens do Kit).
3
Regras do programa
critério de descarte · identificação · papéis — combinado antes vale mais
Descarte: expurgo só com tabela de temporalidade validada pelo jurídico; cartão vermelho em caixa sem consulta há mais de 2 anos.
Identificação: etiqueta única de caixa (conteúdo, período, data de expurgo futuro); rede com árvore única e nomenclatura AAAA-MM_tipo_fornecedor.
Papéis: coordenadora decide descarte com registro assinado; equipe executa por senso; patrocinador destrava a fragmentação certificada.
4
Meta & indicador
pontuação alvo + prazo + ganho estimado
Elevar a auditoria 5S de 42% para no mínimo 82% até 30/jun/2026.
Ganho estimado: documento localizado em menos de 2 min (era 9), fechamento 1 dia mais curto e ao menos 1/3 da sala de arquivo liberada.
5
Cronograma senso a senso
uma frente por vez: consolide um senso antes de abrir o próximo
Senso
Período
Responsável
Entrega principal
1S Seiri · Utilização
02 a 20/mar
coordenadora + equipe
104 caixas triadas; expurgo da rede
2S Seiton · Organização
23/mar a 10/abr
2 analistas
tudo com endereço; árvore única na rede
3S Seiso · Limpeza
13 a 24/abr
assistente + equipe
sala limpa; infiltração corrigida
4S Seiketsu · Padronização
27/abr a 15/mai
coordenadora
etiqueta única + política de nomenclatura
5S Shitsuke · Disciplina
18/mai a 30/jun
equipe (rodízio)
autoauditoria mensal rodando
Etapas 2 a 4 — Implementação, Análise e Consolidação (a entrega)
6
Implementação — o que foi feito por senso
etapa 2: ações executadas + evidência de antes/depois (foto datada)
Senso
Ações realizadas
Evidência antes/depois
1S Seiri
104 caixas com cartão: 61 expurgadas c/ tabela de temporalidade, 24 ao arquivo central, 19 mantidas; duplicatas da rede eliminadas após backup de 30 dias
planilha de triagem + termos de fragmentação assinados
2S Seiton
estantes codificadas, etiqueta única de caixa, mapa na porta; árvore única de pastas com nomenclatura AAAA-MM_tipo_fornecedor
mapa de endereços afixado + print da árvore
3S Seiso
limpeza profunda, infiltração da janela corrigida, caixas mofadas substituídas; higiene digital mensal criada
checklist semanal assinado na porta
4S Seiketsu
padrão visual de cada estante fotografado e afixado; guia de 1 página com política de nomenclatura
padrão v1 na porta da sala + guia no mural
5S Shitsuke
equipe treinada na régua de 25 itens; autoauditorias de mai (78%) e jun (87%) feitas pelo próprio time
listas de presença + folhas de auditoria
7
Análise — auditoria antes × depois
etapa 3: mesma régua da entrada, mesmo auditor se possível
Senso
Entrada (%)
Saída (%)
Meta atingida?
1S Seiri
40%
90%
SIM
2S Seiton
35%
90%
SIM
3S Seiso
45%
80%
quase (meta 82%)
4S Seiketsu
50%
90%
SIM
5S Shitsuke
40%
85%
SIM
Geral: 42% → 87% em 26/jun (meta de 82% batida 4 dias antes do prazo). Documento localizado em 1,5 min (era 9); fechamento de junho 1 dia útil mais curto.
Sala de arquivo 40% liberada; retrabalho com versão errada de contrato zerado no trimestre; ~R$ 14 mil/ano em horas recuperadas. Lacuna: Seiso digital (80%), tratada em julho.
8
Consolidação — para não voltar atrás
etapa 4: padrão publicado, calendário de auditoria, dono, reação e expansão
POP da sala + política de nomenclatura publicados com versão e data; foto do padrão em cada estante; guia de 1 página entregue a todo novato.
Auditoria mensal em rodízio (trimestral com auditor de fora); dona do 5S: coordenadora do financeiro; nota abaixo de 82% aciona mutirão em até 1 semana.
Jul 85% e ago 88%, acima da meta; expansão: RH e compras iniciam o diagnóstico de entrada em set/2026 com a coordenadora como madrinha.
Dica do especialista
O Plano Mestre conta uma história em que cada bloco sustenta o seguinte: área com problema real → diagnóstico com régua → regras combinadas → meta com prazo → um senso de cada vez → evidência do que mudou → auditoria com a mesma régua → padrão e disciplina que seguram o ganho. 5S não fracassa no descarte nem na faxina — fracassa quando ninguém volta para auditar. Se o bloco 8 ficar em branco, a área volta ao que era em 90 dias.
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