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PLANO MESTRE 5S — GUIA DA IMPLANTAÇÃO

Conecta BPO · Escritório da operação + arquivo · 5S-2026-002 (projeto ilustrativo)

Como usar o Plano Mestre

Na etapa Planejamento, preencha os blocos 1 a 5: área, diagnóstico de entrada, regras, meta e cronograma.
Na etapa Implementação, atualize o bloco 6 senso a senso, com evidência de antes e depois.
Na etapa Análise, feche o bloco 7: audite com a mesma régua da entrada e apure os ganhos.
Na etapa Consolidação, feche o bloco 8: padrões, calendário de auditoria, dono do 5S e expansão.
Revise o documento em toda auditoria — plano parado é o primeiro sinal de que a disciplina caiu.

Área piloto

Escritório da operação (48 posições) + arquivo

Líder

Supervisor da operação

Equipe

2 atendentes por turno + analista administrativo

Patrocinador

Gerente de operações

Período

Fev–Mai/2026

Data de atualização

10/08/2026

Etapa 1 — Planejamento (a preparação)

Área & por que agora

o que a desorganização custa hoje — com fatos

Escritório da operação com 48 posições compartilhadas por 72 atendentes em 3 turnos, mais o arquivo de contratos e fichas. Preparar um posto na troca de turno levava 15 min; localizar documento no arquivo, 12 min em média; retrabalho de busca estimado em R$ 12 mil/ano; em fevereiro, uma auditoria de cliente esperou 40 min por um contrato. No file server, 3,1 mil arquivos duplicados ou obsoletos.

Diagnóstico inicial

auditoria de entrada: pontuação por senso + principais achados

Senso	Entrada (%)	Principais achados
1S Seiri · Utilização	40%	gavetas com formulários de campanhas encerradas; headsets e fontes com defeito guardados; brindes antigos
2S Seiton · Organização	30%	nenhum posto padronizado; headset e fonte migram entre posições; arquivo sem índice
3S Seiso · Limpeza	45%	pó nas CPUs; copos e papel avulso nas posições; limpeza sem rotina definida nas bancadas
4S Seiketsu · Padronização	45%	sem padrão de posto; cada atendente monta a posição do seu jeito
5S Shitsuke · Disciplina	45%	sem auditoria; combinados anteriores não se sustentaram

Geral de entrada: 41% (média dos 5 sensos, auditoria padrão de 25 itens, 26 fotos datadas).

Regras do programa

critério de descarte · identificação · papéis — combinado antes vale mais

Descarte: item sem uso há 60 dias recebe cartão vermelho; destino decidido pelo supervisor com o analista administrativo; equipamento fora de uso volta à TI com registro; documento só sai conforme a tabela de temporalidade. Digital: arquivo movido à pasta de expurgo cumpre quarentena de 60 dias antes da exclusão. Papéis: supervisor conduz, atendentes executam por turno, gerente de operações destrava recursos.

Meta & indicador

pontuação alvo + prazo + ganho estimado

Elevar a pontuação da auditoria 5S de 41% para no mínimo 80% até 15/mai/2026. Ganho estimado: posto pronto em menos de 5 min, documento localizado em menos de 2 min, ao menos 1 armário liberado e fim do retrabalho de busca (R$ 12 mil/ano).

Cronograma senso a senso

uma frente por vez: consolide um senso antes de abrir o próximo

Senso	Período	Responsável	Entrega principal
1S Seiri · Utilização	02 a 20/fev	supervisor + analista + TI	expurgo físico e digital concluído
2S Seiton · Organização	23/fev a 20/mar	atendentes + analista	kit padrão nas 48 posições + arquivo indexado
3S Seiso · Limpeza	23/mar a 03/abr	time + facilities	rotina de 5 min por turno definida
4S Seiketsu · Padronização	06 a 24/abr	supervisor + qualidade	foto-padrão do posto e do arquivo publicada
5S Shitsuke · Disciplina	27/abr a 15/mai	todo o time	autoauditoria rodando + auditoria de saída

Etapas 2 a 4 — Implementação, Análise e Consolidação (a entrega)

Implementação — o que foi feito por senso

etapa 2: ações executadas + evidência de antes/depois (foto datada)

Senso	Ações realizadas	Evidência antes/depois
1S Seiri	96 cartões vermelhos: 38 descartados, 27 devolvidos à TI/almoxarifado, 22 realocados, 9 doados; 3,1 mil arquivos digitais em quarentena de expurgo; 2 armários liberados	planilha de cartões + log do file server
2S Seiton	kit padrão nas 48 posições (headset, fonte e formulários no mesmo lugar); arquivo indexado por cliente e ano com etiqueta de cor; árvore digital única com nomenclatura padrão	foto-padrão no painel + índice na porta do arquivo
3S Seiso	limpeza geral com a facilities; consumo só na copa; bandejas de papel por ilha; rotina de 5 min no fim de cada turno	checklist de fechamento assinado por turno
4S Seiketsu	foto-padrão do posto em cada painel; mapa da árvore de pastas ao lado dos monitores; gavetas e armários identificados; quadro de gestão à vista	padrão v1 publicado na operação
5S Shitsuke	treino de 30 min por turno (72 atendentes); autoauditoria semanal por dupla em rodízio; guia de substituição no arquivo	lista de presença + 4 autoauditorias acima de 78%

Análise — auditoria antes × depois

etapa 3: mesma régua da entrada, mesmo auditor se possível

Senso	Entrada (%)	Saída (%)	Meta atingida?
1S Seiri	40%	90%	SIM
2S Seiton	30%	85%	SIM
3S Seiso	45%	80%	SIM (no limite)
4S Seiketsu	45%	90%	SIM
5S Shitsuke	45%	85%	SIM

Geral: 41% para 86% em 12/mai (meta de 80% batida com folga). Ganhos: posto pronto em 4 min (antes 15), documento localizado em menos de 1 min (antes 12), 2 armários liberados, retrabalho de busca de R$ 12 mil/ano eliminado; 96 itens físicos + 3,1 mil arquivos digitais com destino registrado. Lacuna: limpeza das ilhas distantes da copa (Seiso), lixeiras adicionais até 29/mai.

Consolidação — para não voltar atrás

etapa 4: padrão publicado, calendário de auditoria, dono, reação e expansão

Procedimento do posto padrão e do arquivo publicado em 15/mai; 3 turnos treinados com registro; tema na integração de novos atendentes. Checklist a cada turno + autoauditoria semanal + auditoria mensal de 25 itens com auditor de outro setor. Dono do 5S: supervisor da operação. Reação: nota abaixo de 80% aciona mutirão em até 1 semana; 2 meses abaixo sobe à reunião de resultados. Junho 83%, julho 85%, agosto 84% sustentados. Expansão: sala de treinamento (feita, entrada 44%) e estoque de insumos em set/2026.

Dica do especialista

O Plano Mestre conta uma história em que cada bloco sustenta o seguinte: área com problema real → diagnóstico com régua → regras combinadas → meta com prazo → um senso de cada vez → evidência do que mudou → auditoria com a mesma régua → padrão e disciplina que seguram o ganho. 5S não fracassa no descarte nem na faxina — fracassa quando ninguém volta para auditar. Se o bloco 8 ficar em branco, a área volta ao que era em 90 dias.

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