O mapa vivo do seu projeto: comece no Planejar e atualize a cada fase do PDCA — se não cabe numa folha, o escopo está grande demais
Como usar o A3
Preencha os blocos 1 a 5 na fase Planejar — o lado esquerdo é a investigação, o 5 é o plano.
Na fase Executar, atualize o bloco 6 com o andamento e os desvios do plano.
Na fase Checar, feche o bloco 7 comparando o depois com a linha de referência.
Na fase Agir, feche o bloco 8 — padrão novo, monitoramento e o próximo giro.
Título do projeto
Aumento da Conversão de Leads em Visitas Agendadas nos Lançamentos Imobiliários (KZ-2026-067)
Líder do projeto
Larissa Menezes
Área / processo
Marketing e Vendas / Lançamentos Imobiliários
Patrocinador
Eduardo Vilela, Diretor Comercial e de Incorporação
Data / versão
Ago/2026 · v. final
Lado esquerdo — Planejar (a investigação)
1
Contexto e problema
o quê, onde, desde quando, impacto — com fatos
As campanhas de lançamento do Grupo Altavia geram cerca de 3.200 leads/mês a R$ 74 por lead (R$ 236,8 mil/mês), mas só 8,4% viram visita agendada em até 7 dias (~269 visitas/mês).
O desperdício de mídia derruba a velocidade de vendas dos lançamentos para 4,9% ao mês, contra 7,0% do plano de incorporação.
Escopo: do recebimento do lead no CRM ao agendamento da visita, nos 3 lançamentos ativos; fora ficam negociação, preço, revenda e leads de indicação.
2
Situação atual
dados históricos · linha de referência · onde se concentra
Levantamento de 12 meses (mar/25 a fev/26): média 8,4%, entre 7,9% e 9,1%, sem tendência; nas 8 semanas antes do piloto (S10 a S17), entre 7,8% e 8,9%.
Estratificação: 19% de conversão com 1ª resposta em menos de 30 min vs 4% após 4h; 62% dos leads chegam fora do horário do plantão e convertem só 5,1% (vs 12,3% em horário comercial).
3
Meta
objetivo + valor + prazo
Elevar a conversão de leads novos em visitas agendadas em até 7 dias de 8,4% para 14% (+67%) até 28/08/2026, sem aumento de verba de mídia nem do quadro de corretores (orçamento de R$ 22 mil).
4
Análise de causas
Ishikawa · 5 Porquês · Pareto — causa comprovada, não opinião
Causa potencial
Evidência (dado / Gemba / teste)
Causa-raiz?
Sem prazo padrão de 1ª resposta nem plantão digital à noite e no fim de semana
2.480 leads medidos: 19% convertem com resposta em menos de 30 min vs 4% após 4h; 62% dos leads chegam fora do plantão
SIM
Sem cadência padrão de follow-up após o 1º contato
Pareto: 109 de 420 leads perdidos (26%); 60 leads recontatados com cadência: 18% agendaram visita
SIM
Segmentação ampla das campanhas (lead fora do perfil)
Leads no perfil de renda e região convertem 11% vs 3% fora; 80 casos no Pareto (19%)
SIM
Roleta de distribuição manual, que só roda em dia útil
Gemba: lead de sábado às 21h respondido 26h depois; 42 casos de distribuição desigual no Pareto
SIM
5
Contramedidas — plano de ação
5W2H resumido: cada ação ataca uma causa-raiz
O quê
Causa que ataca
Quem
Quando
Plantão digital com resposta em até 15 min (8h às 22h, 7 dias)
1ª resposta lenta, sem plantão
Bruno Tavares
até 08/06
Cadência obrigatória de 5 toques em 7 dias + 1º toque automático via WhatsApp no CRM
abandono após o 1º contato
Juliana Prates
até 08/06
Roleta automática de distribuição com limite por corretor
distribuição manual e desigual
Bruno Tavares
até 08/06
Ajuste de segmentação (lookalike + filtros de renda e região) e formulário com qualificação
lead fora do perfil
Rafael Siqueira
até 20/07
Lado direito — Executar, Checar e Agir (a entrega)
6
Execução
fase Executar: status das ações, desvios e treinamento
Piloto de 6 semanas no Residencial Mirante do Parque (08/06 a 17/07): todas as ações no ar; 1ª resposta em até 15 min cumprida em 96% dos leads; plano executado por R$ 18.700 dos R$ 22 mil orçados.
Ajustes: cadência reconfigurada como fluxo obrigatório e não editável no CRM (corretores encerravam cedo); chatbot de agendamento adiado para não atrasar a implantação.
28 corretores e 4 SDRs treinados e avaliados, com registro; piloto fechou em 13,6% (critério: 12%) e o rollout aos 3 lançamentos começou em 20/07.
7
Verificação — antes × depois
fase Checar: mesmo indicador, mesma forma de medir
Indicador
Antes (linha de ref.)
Depois
Meta atingida?
Conversão de leads em visitas em até 7 dias
8,4%
14,8% (12 semanas)
SIM (meta 14%)
Leads com 1ª resposta em até 15 min
não monitorado
96% no piloto
SIM (meta ≥ 95%)
Ganho: mesmas visitas com 22% menos mídia ≈ R$ 65 mil/mês (R$ 780 mil/ano), validado pela Controladoria; sem efeito colateral (custo por lead dentro do teto de R$ 80); carta de controle com LC 14,5% e limites 12,1% a 16,9%, sem ponto fora.
8
Padronização e próximos passos
fase Agir: padrão novo, monitoramento, dono, lições e o próximo giro
Padrão novo: POP do plantão digital (15 min, 8h às 22h, 7 dias), cadência não editável no CRM, roleta com regras documentadas e playbook de segmentação; equipe treinada e avaliada.
Monitoramento: carta de controle semanal na gestão à vista + painel diário do CRM (resposta ≥ 95%, cadência 100%, perfil ≥ 70%, custo por lead ≤ R$ 80); dona do processo: Camila Duarte (Marketing), com Bruno Tavares no elo comercial.
Reação: semana abaixo de 12,1% = contenção no mesmo dia; replicação em revenda e Altavia Hotéis; próximo giro: qualificação dos leads (3ª causa do Pareto); auditoria do ganho em 6 meses.
Dica do especialista
O A3 conta uma história em que cada bloco sustenta o seguinte: problema com fatos → dados → meta → causa comprovada → ação que ataca a causa → execução com evidência → resultado verificado → padrão que sustenta. Se algum bloco não conversa com o anterior, volte uma casa — é o método se protegendo do achismo.
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