A3 DO PROJETO LEAN — AUMENTO DA CONVERSÃO DE LEADS NO FLUXO DE ATENDIMENTO DOS LANÇAMENTOS
Case LN-2026-011 · Marketing e Vendas — Lançamentos Imobiliários · Mar/2026 – Ago/2026 · projeto ilustrativo
Título do projeto
Aumento da conversão de leads no fluxo de atendimento dos lançamentos imobiliários
Líder do projeto
Larissa Menezes — Marketing / Performance
Fluxo de valor / área
Lead digital: formulário → resposta → cadência → visita agendada
Patrocinador
Eduardo Vilela — Dir. Comercial e de Incorporação
Data / versão
Ago/2026 · v4 (fechado)
Lado esquerdo — Planejar (a investigação)
1
Contexto e problema de negócio
o que dói, para quem, desde quando, quanto custa — com fatos
As campanhas de lançamento do Grupo Altavia geram ~3.200 leads/mês a R$ 74 cada (R$ 236,8 mil mensais), mas só 8,4% viram visita agendada em até 7 dias (média de 12 meses, mar/25–fev/26).
Mídia virando desperdício: velocidade de vendas em 4,9% ao mês contra 7,0% do plano de incorporação, nos 3 lançamentos ativos.
Cliente do fluxo: o comprador potencial, que quer resposta em minutos, WhatsApp e agendamento simples — e esfria a cada hora de espera.
2
Situação atual
fluxo medido no Gemba: tempos, esperas, desperdícios, linha de referência
Fluxo do lead mapeado no CRM, do clique ao agendamento: o que agrega valor (a conversa que qualifica e agenda) dura minutos; o lead time real é dominado por espera — 62% dos leads chegam fora do plantão e param na fila da roleta manual, que só roda em dia útil.
O custo da espera, medido em 2.480 leads: 19% de conversão com 1ª resposta em menos de 30 min contra 4% após 4h; 5,1% fora do horário comercial contra 12,3% dentro. Conversão travada entre 7,9% e 9,1% havia 12 meses.
3
Objetivo e meta
indicador + valor + prazo, derivados da linha de referência
Elevar a conversão de leads novos em visitas agendadas em até 7 dias de 8,4% para 14% (+67%) até 28/08/2026, por coorte semanal no CRM — sem aumento de verba de mídia nem de quadro. Orçamento: R$ 22 mil.
4
Análise de causas
Ishikawa · 5 Porquês — causa comprovada no Gemba, não opinião
Causa potencial
Evidência (dado / Gemba / teste)
Causa-raiz?
Sem prazo padrão de 1ª resposta / sem plantão fora do horário (método)
Pareto: 160 de 420 perdas (38,1%); lead de sábado 21h respondido 26h depois — roleta só rodava em dia útil
SIM
Ausência de cadência de follow-up (método)
109 perdas (26,0%); teste no Gemba: 60 leads "perdidos" recontatados com cadência → 18% agendaram
SIM
Segmentação ampla / lead fora do perfil (informação)
80 perdas (19%); priorizada para o ciclo seguinte de mídia
SIM
Corretor desmotivado com lead digital (mão de obra)
Observação no stand: corretor prioriza o cliente presente — falha de método e distribuição, não de pessoa
NÃO
5
Estado futuro e contramedidas
o fluxo enxuto desenhado: cada melhoria ataca um desperdício/causa
Melhoria / kaizen
Desperdício ou causa que ataca
Quem
Quando
Plantão digital com resposta em até 15 min, 8h–22h nos 7 dias
Espera — lead parado na fila esfriando
Bruno Tavares
Onda 1 · 08/06
Cadência de 5 toques em 7 dias + 1º toque automático via WhatsApp
Abandono do lead no meio do fluxo
Juliana Prates
Onda 1 · 08/06
Roleta automática com limite por corretor e redistribuição
Transporte desigual — distribuição manual em dia útil
Bruno Tavares
Onda 1 · 08/06
Segmentação ajustada + formulário de qualificação
Superprodução — lead fora do perfil entupindo o fluxo
Rafael Siqueira
Ciclo seguinte de mídia
Lado direito — Executar, Checar e Agir (a entrega)
6
Plano de implantação e execução
fase Executar: ondas de melhoria, status, desvios e treinamento
Onda 1 — piloto de 6 semanas no Residencial Mirante do Parque (08/06–17/07): plantão digital, cadência, roleta automática e segmentação no ar; prazo de 15 min cumprido em 96% dos leads; piloto fechou em 13,6% (critério: 12%).
Onda 2 — rollout aos 3 lançamentos ativos a partir de 20/07; 28 corretores e 4 SDRs treinados e avaliados, com registro; ritual semanal de 15 min entre Marketing e Comercial.
Desvios registrados: cadência travada como obrigatória e não editável no CRM (corretores encerravam cedo); chatbot de agendamento adiado para não atrasar a onda. Custo: R$ 18.700 dos R$ 22 mil.
7
Verificação — antes × depois
fase Checar: mesmo indicador, mesma forma de medir da linha de referência
Indicador
Antes (linha de ref.)
Depois
Meta atingida?
Conversão em visita agendada (até 7 dias)
8,4% (mar/25–fev/26)
14,8% (consolidado S27–S38)
SIM (meta 14%)
Conversão no piloto — Mirante do Parque
8,4%
13,6% (6 semanas)
Rumo à meta
Ganho capturado na mídia: mesmo volume de visitas com 22% menos investimento — ~R$ 65 mil/mês, R$ 780 mil/ano, validado pela Controladoria (auditoria após 6 meses). Sem efeito colateral: custo por lead dentro do teto de R$ 80 e quadro de corretores inalterado; nenhum ponto fora dos limites em 12 semanas.
8
Acompanhamento e padronização
fase Agir: padrão novo, gestão visual, dono, yokoten e o próximo giro
Trabalho padronizado: POP do plantão digital, cadência obrigatória e não editável no CRM, roleta com regras documentadas e playbook de segmentação por lançamento. Carta de controle semanal no quadro de gestão à vista (LC 14,5% · limites 12,1%–16,9%) + vigilância diária no painel do CRM — dona desde 28/08: Camila Duarte (Gerência de Marketing), com Bruno Tavares no elo comercial.
Plano de reação: semana abaixo de 12,1% → contenção no mesmo dia; resposta abaixo de 90% por 2 dias → reforço do plantão em 24h; CPL acima de R$ 80 → revisão de segmentação; lançamento novo → reforço preventivo de SDR.
Yokoten: playbook em replicação para revenda/estoque pronto e reservas diretas da Altavia Hotéis. Próximo giro: qualificação dos leads (3ª causa do Pareto). Lição: velocidade e persistência valem mais que volume de mídia.
Resultado do projeto
Conversão de 8,4% → 14,8% (meta de 14% batida), a espera eliminada do fluxo do lead — resposta em até 15 min em 96% dos casos — e o mesmo volume de visitas com 22% menos mídia: R$ 780 mil/ano, com o playbook em yokoten para revenda e hotelaria. (projeto ilustrativo)
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